Reposant sur le principe de cryptographie asymétrique, la signature électronique est un processus permettant d’authentifier un signataire et de garantir l’intégrité d’un document électronique. Prolongement naturel des outils de gestion électronique des documents (GED), elle s’est rapidement répandue dans des secteurs dans lesquels le traitement de documents occupe une place prépondérante :
● Banques-assurances : CGV et CGU, mandats de prélèvement SEPA, contrats…
● Immobilier : contrats de vente/location
● Secteur juridique : procès-verbaux, actes authentiques, formalités d’entreprise…
● Santé : prescriptions, devis, consentement…
● Commercial : contrats, bons de commande, factures…
● Ressources humaines : promesse d’embauche, contrat de travail, accord de confidentialité, fiche de paie, note de frais…
Si le cadre juridique et technique a été posé dès les années 2000-2010, la crise sanitaire a considérablement accéléré le processus d’adoption de la signature électronique. Face aux restrictions de déplacement, les organisations ont dû trouver des alternatives à leurs méthodes habituelles pour poursuivre leurs activités. 64 % des entreprises et organisations publiques étaient dotées d’une solution de signature électronique en 2021 . Ce changement de paradigme et la maturité numérique grandissante promettent un accroissement de la tendance : le marché mondial de la signature électronique devrait passer de 5,5 milliards de dollars en 2022 à 25,2 milliards en 2027.
La crise sanitaire a considérablement accéléré le processus d’adoption de la signature électronique.
Au cœur de la dématérialisation et de la transformation numérique des organisations, la mise en place de la signature électronique apporte de nombreux bénéfices :
● Signature à distance : il n’est plus nécessaire de se déplacer pour signer un document.
● Réduction des coûts : la gestion documentaire papier devient plus économe (consommables, mise sous pli et envois postaux, archivage).
● Efficacité opérationnelle : les processus documentaires sont plus fluides et plus rapides, de bout en bout.
● Expérience client / usager : les individus aussi adaptent leurs habitudes au numérique et souhaitent avoir accès à des processus de signature simples et rapides.
● Conformité et sécurité : authentique et infalsifiable, la signature électronique garantit l’identité du signataire et l’intégrité du document : une fois signé, celui-ci ne peut plus être modifié, et le signataire ne peut répudier sa signature. De plus, le document peut être conservé sous forme électronique pour simplifier son archivage.
La signature électronique a fait ses preuves dans de nombreux domaines du secteur privé, mais elle s’est également déployée dans le secteur public : dans le cadre de la dématérialisation de la commande publique, mais aussi dans les processus internes ou encore les services aux usagers.
Pour les acteurs publics, le potentiel de la signature électronique va bien au-delà des marchés publics.
Un outil incontournable pour les acteurs publics
Engagée en 2016, la réforme du droit de la commande publique met en œuvre la dématérialisation des procédures de passation des marchés publics (travaux, fournitures, services). Au-delà du seuil de 40 000 € HT, les documents doivent être transmis par voie électronique. À ce jour, la signature électronique n’est pas obligatoire lors de la phase de consultation ; les documents peuvent être signés à la main, auquel cas il faudra scanner la signature manuscrite et prouver l’authenticité du document…ce qui s’avère bien plus complexe que la signature électronique. D’autant plus que l’acheteur public peut imposer la signature électronique au stade de l’attribution du contrat !
Pour les acteurs publics, le potentiel de la signature électronique va bien au-delà des marchés publics. Dans ses processus internes comme dans ses rapports avec les administrés, cet outil simplifie les procédures :
● Ressources humaines : contrats, avenants, lettre de mission, nomination, arrêtés du personnel…
● Services publics : inscription dans un établissement scolaire ou à la piscine, demande d’urbanisme ou de raccordement à un réseau…
Déployez la signature électronique au sein de votre organisation
Les prestataires de signature électronique sont nombreux : Adobe Sign, DocuSign, GlobalSign, Docapost…pour n’en citer que quelques-uns ! En toute hypothèse, il est essentiel de choisir un prestataire de services de certification électronique (PSCe) au sens du règlement eIDAS, qui définit le cadre juridique à respecter.
